Meerwerk en onbetaalde bouwtermijnen: voorkom bewijsproblemen

U spreekt met uw klant op de bouwplaats af dat er een extra wand komt. De klant stuurt later een appje met de vraag of u ook nog een andere vloer kunt leggen. U past de planning aan, bestelt materiaal en voert het werk uit. Aan het einde van de maand stuurt u de factuur. En dan komt de reactie: “Ik heb nooit opdracht gegeven voor dat meerwerk, of ik dacht dat het bij de prijs inbegrepen zat.” In deze blog bespreken we meerwerk en onbetaalde bouwtermijnen: voorkom bewijsproblemen!

Voor veel mkb-aannemers is dit een herkenbare en frustrerende situatie. Zeker wanneer afspraken tijdens een druk bouwproject via verschillende kanalen worden gemaakt: een offerte, een telefoongesprek, een WhatsApp-bericht, een e-mail en een opmerking tijdens de bouw. Wat voor u volkomen duidelijk was, kan maanden later ineens ter discussie staan. Het probleem is dan niet alleen wat er daadwerkelijk is afgesproken. De vraag wordt ook: kunt u het bewijzen?

Voor een aannemer is dat een belangrijk aandachtspunt. Wie betaling van meerwerk vordert, moet zijn aanspraak voldoende kunnen onderbouwen. Ook bij onbetaalde bouwtermijnen is een goed dossier van groot belang.

Situaties die we bij aannemers regelmatig tegenkomen:

• Een klant vraagt tijdens de verbouwing om een extra badkamer. U geeft mondeling aan dat dit ongeveer € 8.000 extra kost. De klant zegt: “Doe maar.” U gaat aan de slag.
• Of een opdrachtgever vraagt via WhatsApp om drie extra stopcontacten, andere tegels en een maatwerkkast. U antwoordt dat u het regelt, maar noemt de exacte prijs niet.
• Een andere veelvoorkomende situatie: de opdrachtgever betaalt de eerste bouwtermijnen keurig, maar weigert de volgende termijn omdat er volgens hem nog werkzaamheden openstaan. U vindt dat die termijn gewoon verschuldigd is en stopt uiteindelijk met werken.
• En soms ontstaat het probleem pas bij de eindfactuur. De klant accepteert het uitgevoerde werk, maar betwist achteraf een groot aantal meerwerkposten.

In al deze situaties kan één ding bepalend zijn: wat staat er op papier en wat kunt u uit de communicatie tussen partijen aantonen?

Een offerte is het begin, niet het hele dossier

Een goede offerte is belangrijk. Maar bij een bouwproject verandert er vaak van alles nadat de offerte is geaccepteerd. Een muur wordt verplaatst. Een keuken krijgt andere aansluitingen. De klant kiest duurdere materialen. Een bestaande situatie blijkt anders dan verwacht. Of de opdrachtgever vraagt om werkzaamheden die oorspronkelijk helemaal niet waren opgenomen. Juist daarom moet u het verschil tussen het oorspronkelijke werk en het latere meerwerk goed kunnen aantonen.

Bewaar daarom niet alleen de oorspronkelijke offerte, maar ook de opdrachtbevestiging, tekeningen, gewijzigde versies, e-mails, WhatsApp-berichten, werkbonnen en bouwverslagen. Een rechter kan uiteindelijk alleen beoordelen wat partijen aanvoeren en onderbouwen. De hoofdregel van het bewijsrecht is dat degene die zich beroept op bepaalde feiten of rechten, daarvan in beginsel ook de bewijslast draagt.

Meerwerk: maak van een mondeling akkoord een schriftelijk bewijsstuk

Bij meerwerk gaat het regelmatig mis. De aannemer zegt: “De klant heeft het gevraagd.” De klant zegt: “Ik heb alleen gevraagd of het mogelijk was.” Dat verschil kan duizenden euro’s waard zijn. Daarom is het verstandig om een mondeling akkoord zo snel mogelijk schriftelijk te bevestigen. Dat hoeft geen ingewikkeld contract te zijn.

Een kort bericht kan al veel duidelijkheid geven:

“Zoals zojuist besproken voeren wij ook de extra wand en het tegelwerk in de badkamer uit. De meerprijs bedraagt € 3.250 exclusief btw. De werkzaamheden worden meegenomen in de planning van week 24. Graag uw akkoord.”

Nog beter is het wanneer de klant daarop expliciet reageert.

Maar ook wanneer een klant niet letterlijk “akkoord” schrijft, kan communicatie onder omstandigheden relevant bewijs vormen. Rechtspraak laat bijvoorbeeld zien dat WhatsApp-berichten waarin werkzaamheden en kosten concreet worden genoemd, een rol kunnen spelen bij de vraag of meerwerk is aanvaard. Het gaat dus niet om één magische zin. Het gaat om het totale dossier.

Let op de waarschuwingsplicht bij meerwerk

Er is nog een belangrijk juridisch aandachtspunt.

Artikel 7:755 BW bepaalt dat een aannemer bij door de opdrachtgever gewenste toevoegingen of veranderingen aan het overeengekomen werk alleen een verhoging van de prijs kan vorderen wanneer hij de opdrachtgever tijdig heeft gewezen op de noodzaak van de daaruit voortvloeiende prijsverhoging. Een uitzondering geldt wanneer de opdrachtgever die prijsverhoging uit zichzelf had moeten begrijpen. Dat betekent praktisch: voer niet zomaar extra werkzaamheden uit en stuur vervolgens aan het einde van het project een verrassingsfactuur. Maak duidelijk dat het om meerwerk gaat en dat daar extra kosten aan verbonden zijn.

In een recente uitspraak werd een vordering op meerwerk bijvoorbeeld afgewezen omdat onvoldoende was onderbouwd dat de opdrachtgever tijdig was gewaarschuwd voor de prijsverhoging.

Een WhatsApp-bericht kan waardevol zijn, maar maak het concreet

Veel aannemers werken tegenwoordig met WhatsApp. Dat is praktisch en snel. Maar een berichtenwisseling als: “Kun je dit ook meenemen?” “Ja hoor.” is juridisch veel minder duidelijk dan: “Ik kan dit voor € 1.850 extra uitvoeren. Als u akkoord bent, neem ik het mee in de werkzaamheden van volgende week.” “Akkoord.” Maak daarom van losse communicatie zoveel mogelijk een duidelijke bevestiging.

Dat geldt ook voor telefoongesprekken. Heeft u telefonisch iets afgesproken? Stuur daarna een korte e-mail:

“Ter bevestiging van ons telefoongesprek van vandaag…”

Zo ontstaat een schriftelijk spoor.

Bouwverslagen zijn meer dan administratie

Een bouwverslag wordt soms gezien als iets voor het dossier of de administratie. Bij een geschil kan het echter een belangrijk bewijsstuk worden.

Noteer daarom niet alleen wie aanwezig was en wat er die dag is gedaan, maar ook relevante wijzigingen en beslissingen.

Bijvoorbeeld:

• opdrachtgever kiest ander materiaal;
• opdrachtgever vraagt extra werkzaamheden;
• werkzaamheden worden gewijzigd;
• opdrachtgever stelt werkzaamheden uit;
• er ontstaat vertraging door een beslissing van de opdrachtgever;
• opdrachtgever wordt gewaarschuwd voor extra kosten;
• opdrachtgever weigert een bepaalde keuze te maken.

Een paar concrete regels in een bouwverslag kunnen maanden later veel meer waarde hebben dan een herinnering aan een gesprek.

Onbetaalde bouwtermijn: reageer niet te laat

Een tweede risico ontstaat wanneer een opdrachtgever een bouwtermijn niet betaalt. Ook dan is het belangrijk om niet alleen een betalingsherinnering te sturen, maar eerst vast te leggen waarom u vindt dat de termijn verschuldigd is. Heeft de klant een klacht? Vraag dan om een concrete toelichting. Gaat het om een gebrek? Leg vast wat u daarover hebt onderzocht en welke oplossing eventueel is aangeboden. Is de klant van mening dat bepaalde werkzaamheden niet zijn uitgevoerd? Documenteer de feitelijke situatie.

En als de klant zonder duidelijke reden niet betaalt, leg dan schriftelijk vast dat u aanspraak maakt op betaling en welke gevolgen het uitblijven daarvan volgens de overeenkomst kan hebben.

Bij een wederzijdse overeenkomst kan opschorting onder omstandigheden aan de orde zijn wanneer de wederpartij haar verplichtingen niet nakomt, maar bij gedeeltelijke of ondeugdelijke nakoming moet de opschorting wel in verhouding staan tot de tekortkoming.

Daarom is het verstandig om het werk niet impulsief stil te leggen zonder eerst juridisch te beoordelen wat uw positie is.

Bewaar het hele verhaal, niet alleen de eindfactuur

Een veelgemaakte fout is dat een aannemer pas een dossier gaat samenstellen wanneer de klant weigert te betalen. Dan bent u eigenlijk al te laat. Maak daarom gedurende het project één digitaal dossier met bijvoorbeeld:

• offerte en opdrachtbevestiging;
• algemene voorwaarden;
• tekeningen en wijzigingen;
• meerwerkopgaven;
• WhatsApp- en e-mailcorrespondentie;
• bouwverslagen;
• werkbonnen;
• foto’s;
• facturen en betalingsbewijzen;
• waarschuwingen over meerkosten of vertraging;
• afspraken over oplevering.

Zo kunt u later niet alleen aantonen wat u hebt uitgevoerd, maar ook hoe de afspraken tot stand zijn gekomen.

Van bewijs naar bewijsstrategie

Een sterk dossier ontstaat niet wanneer het conflict begint. Het ontstaat tijdens het project.

Dat vraagt geen enorme administratieve investering. Het vraagt vooral discipline.

• Heeft een klant iets gewijzigd? Bevestig het.
• Is er meerwerk? Benoem het.
• Zijn er extra kosten? Waarschuw daarvoor.
• Wordt een bouwtermijn niet betaald? Reageer schriftelijk en leg uw standpunt vast.
• Is er discussie over een gebrek? Documenteer de situatie.
• Zo maakt u van losse informatie een samenhangend dossier.

En dat kan bij een geschil het verschil maken tussen “ik weet zeker dat we dit hebben afgesproken” en “ik kan aantonen dat we dit hebben afgesproken”.

Wanneer is juridisch advies verstandig?

Niet ieder betalingsprobleem hoeft uit te draaien op een procedure. Soms is een duidelijke sommatie voldoende. In andere gevallen is onderhandelen de beste route.

Maar wanneer een klant een aanzienlijk bedrag onbetaald laat, aansprakelijkheid claimt, een groot aantal meerwerkposten betwist of dreigt met een procedure, is het verstandig om uw positie tijdig juridisch te laten beoordelen.

Avinci Advocaten helpt ondernemers onder meer bij contracten en zakelijke geschillen. Bij contractenrecht gaat het niet alleen om het opstellen van goede afspraken, maar ook om het voorkomen en oplossen van conflicten wanneer een contractpartner zich anders opstelt dan verwacht.

Meer weten? Bekijk ook het contractenrecht van Avinci Advocaten en het profiel van Mr. Arthur Hansen.

Wat kunt u doen?

• Bevestig meerwerk en prijswijzigingen altijd zo snel mogelijk schriftelijk.
• Bewaar offerte, opdrachtbevestiging, appjes, e-mails en bouwverslagen bij elkaar.
• Waarschuw de opdrachtgever tijdig en duidelijk voor extra kosten.
• Leg onbetaalde bouwtermijnen en de reactie van de klant schriftelijk vast.
• Laat een serieus betalings- of bouwgeschil beoordelen voordat u verdere stappen zet.

Persoonlijk advies van Mr. Hansen

“Als aannemer wilt u natuurlijk vooral bouwen en uw werk goed uitvoeren. Toch is uw administratie bij een bouwproject minstens zo belangrijk als uw gereedschap. Als er later discussie ontstaat over meerwerk of een onbetaalde termijn, moet u niet alleen kunnen vertellen wat er is afgesproken, maar het ook kunnen laten zien. Mijn advies voor aannemers is daarom simpel: bevestig, documenteer en waarschuw. Een paar minuten administratie tijdens het project kunnen u maanden discussie en een kostbare procedure besparen.”

Neem contact op

Heeft u als aannemer een conflict met een opdrachtgever over meerwerk, bouwtermijnen of betaling? Neem dan contact op met Avinci Advocaten.

Avinci Advocaten is al meer dan 20 jaar gevestigd in Rotterdam. Onze advocaten zijn eerlijk, betrouwbaar en hardwerkend, denken met u mee en nemen u zoveel mogelijk zorgen uit handen. Samen bekijken we welke aanpak het beste past bij uw zaak en zetten we ons in voor de best mogelijke oplossing. Samen gaan we de strijd aan!

Wilt u weten wie u daarbij het beste kan adviseren? Bekijk het profiel van Mr. Arthur Hansen.