Aannemer met een klantgeschil? Zo beschermt u uw positie

U heeft het werk netjes uitgevoerd, de materialen besteld, uw medewerkers ingezet en misschien maanden aan een project gewerkt. Dan weigert uw klant ineens de laatste factuur te betalen. Volgens de klant is het werk niet goed uitgevoerd, zijn er gebreken of zijn bepaalde afspraken niet nagekomen.

Of u nu aannemer, interieurontwerper, architect, installateur onderaannemer of hovenier bent: een conflict met een opdrachtgever kan snel escaleren. De vraag is dan niet alleen wie er gelijk heeft. Minstens zo belangrijk is wat u vanaf dat moment doet.

Want één verkeerde e-mail, een onduidelijke toezegging of het te snel stilleggen van werkzaamheden kan uw juridische positie verzwakken.

Situaties waarbij wij regelmatig helpen:

• Een aannemer krijgt bijvoorbeeld te horen dat een opdrachtgever de laatste termijn niet betaalt omdat er volgens hem nog gebreken zijn.
• Een interieurontwerper heeft een compleet ontwerp gemaakt, maar de klant vindt achteraf dat het resultaat niet overeenkomt met zijn verwachtingen en weigert de factuur te voldoen.
• Een architect krijgt discussie over extra werkzaamheden die volgens de klant onder de oorspronkelijke opdracht zouden vallen.
• Een hovenier heeft meerwerk uitgevoerd na mondeling akkoord, maar ontvangt vervolgens de boodschap dat de opdrachtgever nooit toestemming heeft gegeven.
• En een aannemer ontdekt halverwege een project dat de opdrachtgever steeds nieuwe wensen toevoegt, terwijl over de extra kosten niets schriftelijk is vastgelegd.

Dit soort situaties lijken op het eerste gezicht verschillend. Juridisch komt vaak dezelfde vraag terug: wat hebben partijen precies afgesproken en kunt u dat aantonen?

Begin niet met dreigen, maar met uw dossier

Wanneer een klant niet betaalt of een klacht indient, is de eerste reactie vaak emotioneel. Dat is begrijpelijk. U heeft immers tijd en geld in het project geïnvesteerd.

Toch is het verstandig om eerst uw dossier erbij te pakken. Wat staat er in de offerte? Welke algemene voorwaarden zijn van toepassing? Zijn wijzigingen schriftelijk bevestigd? Welke tekeningen of ontwerpen zijn goedgekeurd? Zijn er verslagen van bouwvergaderingen? En wat is er precies gecommuniceerd over meerwerk?

Ook foto’s kunnen belangrijk zijn. Bij een bouw- of interieurproject kan het verschil tussen de situatie vóór en na een bepaalde werkzaamheden later relevant bewijs vormen. Hoe beter uw dossier, hoe beter uw positie.

Een klant mag niet zomaar alles weigeren te betalen

Een opdrachtgever die ontevreden is, kan niet automatisch iedere betaling opschorten of een factuur volledig weigeren.

Of een klant betaling mag opschorten, hangt onder meer af van de overeenkomst, de aard en ernst van de tekortkoming en de samenhang tussen de verplichtingen van beide partijen.

Daarom is het belangrijk om onderscheid te maken tussen een reële tekortkoming en een algemene klacht als “het is niet zoals ik had verwacht”.

Bij een juridisch geschil moet uiteindelijk duidelijk worden wat precies is afgesproken en of u uw verplichtingen bent nagekomen.

Meerwerk: leg het vast voordat u begint

Meerwerk is een van de grootste bronnen van conflicten in de bouw en interieursector.

Een opdrachtgever vraagt tijdens het project om een andere vloer, extra verlichting, een grotere aanbouw, aangepast maatwerk of een gewijzigde tuinindeling. U gaat ermee aan de slag, want u wilt het project vooruithelpen. Later ontstaat discussie over de prijs.

De klant zegt: “Ik dacht dat dit erbij hoorde.” U zegt: “U heeft hier zelf om gevraagd.” Zonder schriftelijke vastlegging wordt het vervolgens een discussie over wie wat wanneer heeft gezegd. Daarom is het verstandig om wijzigingen zoveel mogelijk schriftelijk vast te leggen. Beschrijf wat er verandert, wat de financiële gevolgen zijn en, waar relevant, wat dit betekent voor de planning. Een korte bevestiging per e-mail kan later veel discussie voorkomen.

Wat als uw klant gebreken beweert?

Neem een klacht serieus, maar erken niet automatisch aansprakelijkheid.

Dat verschil is belangrijk.

Vraag eerst wat de klant precies als gebrek beschouwt. Laat de situatie zo nodig inspecteren en leg de bevindingen vast. Bij technische discussies kan een onafhankelijk deskundigenonderzoek verstandig zijn. Zeker bij grotere projecten is het vaak onverstandig om op basis van één e-mail direct toe te zeggen dat u alles zult herstellen of alle kosten zult vergoeden. Een juridische erkenning kan immers gevolgen hebben voor uw verdere positie.

Wanneer kunt u zelf naar de rechter?

Als een opdrachtgever weigert te betalen en overleg niets oplevert, kan een gerechtelijke procedure aan de orde zijn.

Welke procedure geschikt is, hangt af van de omstandigheden. Bij spoed kan een kort geding interessant zijn. Een kort geding is bedoeld voor een snelle, voorlopige beslissing. De voorzieningenrechter geeft geen definitief oordeel over het volledige geschil. Gaat het om een ingewikkelde discussie over de kwaliteit van het werk, omvangrijk meerwerk of aansprakelijkheid, dan kan een bodemprocedure passender zijn. Ook kan het verstandig zijn om eerst een deskundige in te schakelen.

En als u bang bent dat u uw geld nooit krijgt?

Dan kan conservatoir beslag onder omstandigheden een mogelijkheid zijn.

Daarmee kan vóór een definitieve uitspraak beslag worden gelegd op bepaalde bezittingen van de opdrachtgever, bijvoorbeeld een bankrekening of andere vermogensbestanddelen. Daarvoor is toestemming van de voorzieningenrechter nodig. Na het leggen van beslag moet vervolgens een hoofdprocedure worden gestart.

Beslag is echter een ingrijpend middel. Het is daarom belangrijk om vooraf goed te beoordelen of het juridisch en economisch verstandig is.

Denk ook aan de economische kant

Een juridische overwinning is niet altijd een financiële overwinning. Stel dat uw onbetaalde factuur € 15.000 bedraagt. Als een uitgebreide procedure veel tijd en kosten met zich meebrengt, moet u zich afvragen wat het realistische resultaat is. Aan de andere kant kan een onbetaalde factuur van € 150.000 een veel grotere impact hebben op uw onderneming. Dan kan snel handelen juist noodzakelijk zijn.

De juiste vraag is daarom niet alleen:

“Heb ik juridisch gelijk?”

Maar ook:

“Wat levert het mij op als ik gelijk krijg?”

Dat is een belangrijk onderdeel van goed juridisch advies.

Voorkom dat een klantgeschil groter wordt dan nodig

Als ondernemer wilt u natuurlijk liever helemaal niet procederen.

Een goede overeenkomst, duidelijke algemene voorwaarden en een zorgvuldig bijgehouden projectdossier kunnen veel conflicten voorkomen.

En wanneer er toch een probleem ontstaat, is het vaak verstandig om vroeg juridisch advies in te winnen. Niet pas wanneer de dagvaarding al op de mat ligt.

Bij Avinci Advocaten kijken we niet alleen naar de juridische merites van uw zaak, maar ook naar uw onderneming, de financiële belangen en de praktische oplossing die u nodig heeft.

Wat kunt u doen?

• Leg afspraken over werkzaamheden, planning en prijs schriftelijk vast.
• Bevestig meerwerk en wijzigingen voordat u deze uitvoert.
• Documenteer de voortgang van het project met foto’s en schriftelijke rapportages.
• Reageer zorgvuldig op klachten en erken niet automatisch aansprakelijkheid.
• Laat een betalingsgeschil of aansprakelijkstelling tijdig juridisch beoordelen.

Advies van Mr. Hansen

“Als ondernemer heeft u maar één belang: uw werk goed uitvoeren en daarvoor eerlijk betaald worden. Toch zie ik regelmatig dat juist bij een conflict de administratie achterblijft. Afspraken zijn mondeling gemaakt, meerwerk is niet bevestigd en klachten zijn via WhatsApp besproken. Mijn advies is daarom om uw juridische dossier al tijdens het project op orde te houden. Als er dan toch een conflict ontstaat, staat u veel sterker. En als een klant niet betaalt, wacht dan niet te lang met advies. Hoe eerder u weet waar u staat, hoe meer mogelijkheden u heeft en hoe sterker u staat.”

Neem contact op

Heeft u als aannemer, architect, interieurontwerper, hovenier, installateur of bouwer een geschil met een klant? Neem dan contact op met Avinci Advocaten.

Avinci Advocaten is al meer dan 20 jaar gevestigd in Rotterdam. Onze advocaten zijn eerlijk, betrouwbaar en hardwerkend. We denken met u mee, nemen u zoveel mogelijk zorgen uit handen en bekijken samen met u welke aanpak het beste past bij uw onderneming en uw zaak.

Wilt u weten wie u daarbij kan adviseren? Bekijk het profiel van Mr. Arthur Hansen.