Wat moet er in een exitregeling staan over data?

Wat moet er in een exitregeling staan over data?

15 september 2019

Wat moet er in een exitregeling staan?

In een exitregeling legt men kortgezegd vast wat er dient te gebeuren als de overeenkomst om wat voor reden dan ook wordt beëindigd. Hoewel het in de praktijk vaak voorkomt dat het element ‘exit’ doorgeschoven wordt naar een later tijdstip – het voelt immers soms ook ietwat ongemakkelijk tijdens de onderhandelingen reeds over een beëindiging te praten – is dit af te raden.

Hoewel de inhoud van een exitregeling afhangt van het soort IT-contract, moet in ieder geval aandacht worden besteed aan de navolgende onderdelen:

  • Toepasselijkheid na afloop van het contract
  • Algemene medewerkingsplicht leverancier
  • Teruggave van data
  • Verlengd gebruiksrecht
  • Algemeen vangnet
  • Regeling over de kosten
  • Beperken van opschortingsrechten

Toepasselijkheid

Maak allereerst afspraken over de toepasselijkheid van de exitregeling na afloop van de overeenkomst. Het lijkt een open deur en voort te vloeien uit de aard van de afspraak, maar hier moet geen misverstand over bestaan. Wat er wordt bepaald in deze regeling moet immers gelden na beëindiging van de overeenkomst op welke grond dan ook.

Medewerking

Neem een algemene medewerkingsverplichting van de leverancier op die inhoudt dat de leverancier alle noodzakelijke medewerking zal verlenen aan een soepele overstap naar een nieuwe leverancier, waaronder ook begrepen de teruggave van de data.

Teruggave van data

Maak afspraken over de overdracht of teruggave van data mét het daarbij behorende datamodel (hoe zijn de data in de database gerangschikt). Zonder het datamodel zijn de gegevens immers niet over te zetten in de database van de nieuwe leverancier. Bepaal ook in welke vorm data moet worden overgedragen. In beginsel dient dit in een gangbare vorm (format) te gebeuren. Denk hiernaast ook aan de vernietiging van uw data. Hoewel het eigendom van data lastig ligt dient de data wel bij de leverancier verwijderd te worden. Dit dient vanzelfsprekend pas te gebeuren op het moment dat de overstap of overdracht ook daadwerkelijk succesvol is afgerond.

Meer informatie over eigendom van data: IT, telecom en media domineren de economie en lopen in elkaar over. Dat geldt ook voor de juridische invalshoeken en regelgeving. Onderscheid daarbij ICT-recht van het internetrecht. ICT-recht gaat meestal over aankoop (inkoop) van technologie, hardware en software. Bij het internetrecht is het anders. De thema’s zijn eerder de wijze van inkopen, verkopen of reclame maken. Ook punten zoals onbetrouwbaarheid of bedrog spelen bij internetrecht een rol. Het kan ook gaan over merkverwarring, een onrechtmatige advertentietekst (Adwords, misleidende mededinging, vergelijkende reclame), of een gekaapt domein. Tevens kan het een virtuele inbraak (‘hack’) zijn op uw website (voor een e-commerce, e-learning, privacy schending). Juridisch vertaalt zich dit in advisering bij het opstellen van ICT-contracten of het aanpassen hiervan, advisering bij onderhandeling, aansprakelijk stellen of het uitvoeren van een ‘due diligence’-onderzoek naar bedrijfskritische ICT-contracten bij bedrijfsovernames.

Goed juridisch inzicht is noodzakelijk. Laat u adviseren over elektronisch handelsrecht (e-commerce) of in geval van contracten opstellen, onderhandelen en privacy recht. Avinci Advocaten heeft de juridische kennis om te adviseren en denkt met de ondernemer mee.