Bewaartermijn personeelsdossier en arbeidsovereenkomst onder AVG

Bewaartermijn personeelsdossier en arbeidsovereenkomst onder AVG

29 januari 2020

Als gevolg van de WAB moet u de arbeidsovereenkomst bewaren ‘bij de salarisadministratie’. Maar hoe zit het eigenlijk ook al weer met de bewaartermijnen van persoonsgegevens onder de Algemene verordening gegevensbescherming?

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is sinds 2018 van kracht. De regels voor het bewaren van persoonsgegevens zijn onder de AVG niet anders geworden dan voor 2018. Het uitgangspunt blijft dat u persoonsgegevens niet langer mag bewaren dan noodzakelijk voor het doel van uw verwerking. Maar hoelang is noodzakelijk?

Zolang als noodzakelijk

Er staat in de AVG geen concrete bewaartermijn voor persoonsgegevens. Het is dus onmogelijk om te stellen dat u bepaalde gegevens ten minste 3 jaar moet of maximaal 7 jaar mag bewaren.  Organisaties bepalen zelf hoe lang zij persoonsgegevens nodig hebben en dus bewaren. Om dat te bepalen kijkt een organisatie naar hoe lang de gegevens nodig zijn voor het doel waarvoor deze zijn verzameld of worden gebruikt. In een beperkt aantal gevallen zijn er overigens wel wettelijke eisen en bewaartermijnen. Die zijn dan opgenomen in wetten waar organisaties zich aan moeten houden. U kunt daarbij denken aan bijvoorbeeld belastingwetgeving.

Speciaal voor werkgevers

Voor wat betreft het aanleggen van personeelsdossiers heeft de Autoriteit Persoonsgegevens op basis van de AVG een aantal eisen geformuleerd die aan werkgevers worden gesteld. Werkgevers:

  • zijn verantwoordelijk voor de juistheid en nauwkeurigheid van de gegevens in het personeelsdossier;
  • mogen niet meer gegevens in het personeelsdossier vastleggen dan nodig is, en de gegevens moeten ter zake doen;
  • moeten de werknemers informeren, onder andere over welke gegevens zij verzamelen, voor welke doeleinden en op basis van welke rechtsgrond;
  • moeten de persoonsgegevens passend beveiligen, zodat ze niet verloren raken of in verkeerde handen terechtkomen;
  • mogen de persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is;
  • moeten werknemers de mogelijkheid bieden hun gegevens in te zien – dit geldt in principe voor het gehele personeelsdossier – en eventueel te rectificeren te beperken of te verwijderen;
  • moeten werknemers afzonderlijk wijzen op het recht van bezwaar bij de verwerking van gegevens op grond van het gerechtvaardigd belang;
  • moeten werknemers in voorkomende gevallen de mogelijkheid bieden hun recht op dataportabiliteit uit te oefenen.
  • Ook als er geen sprake is van een geschil kan Avinci Advocaten u helpen.
    Bijvoorbeeld bij het maken van geheimhoudings-overeenkomsten als u voorafgaand aan een samenwerking met een partner exclusieve informatie aan deze beoogde partner gaat verstrekken. Of door een licentie- of exploitatieovereenkomst als u anderen onder bepaalde voorwaarden het recht wilt geven om van uw intellectuele eigendommen gebruik te maken. Voor meer informatie neemt u contact met ons op

    Bron: recht.nl, Salarisnet, Bewaartermijn personeelsdossier en arbeidsovereenkomst onder AVG